La Sous-Direction des Agréments (SDA)
La SDA est la porte d’entrée du secteur, elle est chargée de délivrer des agréments à toute entité souhaitant exercer une activité de microfinance conforme à la réglementation, de veiller au respect de ces autorisations et enfin de retirer ces agréments dès lors que l’institution n’est plus viable.
Elle comprend trois (3) services :
Le Service d’Autorisation d’Exercer
Ce service a en charge :- la réception et l’examen du dossier de demande d’agrément ;
- la vérification de la conformité à la réglementation des pièces ou documents produits ;
- la délivrance au promoteur du récépissé valant accusé de réception ;
- le rejet de la demande d’agrément en cas de non production des pièces requises ;
- la rédaction de notes de synthèse avec un avis motivé à l’attention de la commission nationale pour la microfinance (CNM) ;
- la rédaction des projets d’arrêté ou des lettres de rejet.
- Le Service Contrôle des Autorisations d’Exercer et du Suivi des Liquidations
Ce service a en charge : - l’élaboration et la validation du programme de fermeture des structures de microfinance ;
- la rédaction des courriers de sollicitation des forces de l’ordre ;
- la rédaction du procès-verbal de fermeture ou de réouverture de caisses.
- Le Service Réglementation et Contentieux
Le Service Réglementation et Contentieux est en relation avec tous les processus de la direction, d’où sa caractéristique transversale. Le service a pour mission principale de faire appliquer la réglementation et la faire respecter par tous les services de la direction, afin de leur inculquer de bonnes pratiques de gestion. Il travaille également en collaboration concomitante avec l’Agence Judiciaire du Trésor (AJT) et la Commission Nationale pour la Microfinance (CNM).
La Sous-Direction de la Surveillance de la Gestion (SDSG)
La SDSG organise la préparation des missions sur place. Elle s’occupe également de la réception et de l’analyse des rapports de contrôle interne et du suivi des structures en difficulté pour lesquelles un processus de redressement est entamé.
Elle comprend également trois (3) services :
• Le Service Contrôle sur Pièce et Suivi Permanent des SFD
Il a pour rôle de :
- suivre la mise en œuvre des programmes de contrôle interne des SFD ;
- faire l’examen des rapports de contrôle interne transmis par les SFD et de suivre la mise en œuvre des recommandations issues de ces contrôles ;
- faire la production périodique d’un rapport de synthèse sur le contrôle interne des SFD à l’attention des autorités des tutelles.
- Le Service Suivi Permanent des SFD en Redressement
Ce service a en charge : - l’examen des rapports de mise en œuvre des recommandations et injonctions de la tutelle, produits par les SFD ;
- le suivi de la mise en œuvre des plans de redressement des SFD en difficulté ;
- la proposition de mesures en vue de redressement des SFD ;
- le suivi de la mise en œuvre des surveillances rapprochées et des administrations provisoires des SFD ;
- la rédaction du projet de termes de références de la mission de l’Administrateur Provisoire (AP) ;
- le suivi du processus de désignation ;
- l’examen des rapports d’étape des Administrateurs Provisoires ;
- le suivi de l’exécution de la mission de l’Administrateur Provisoire ;
- l’évaluation du SFD au terme de l’Administrateur Provisoire ou de la surveillance rapprochée.
- Le Service Contrôle sur Place
Ce service a en charge : - la détection des alertes à travers les rapports produits par les SFD ;
- l’élaboration de la mise en œuvre du programme de mission de contrôle des SFD ;
- la validation des rapports de contrôle ;
- la rédaction des notes de synthèse des rapports de contrôle ;
- le suivi et la mise en œuvre des recommandations des missions de contrôle.
Par ailleurs, la DSFD assure le secrétariat de la Commission Nationale pour la Microfinance (CNM). À ce titre, elle est chargée des tâches suivantes :
- la proposition de l’ordre du jour des sessions de la CNM ;
- la rédaction des projets de convocation des commissaires aux sessions de la CNM ;
- le suivi de la production et la validation de tous les rapports et documents à examiner par la CNM ;
- la constitution des dossiers relatifs aux sessions, leur reproduction et leur transmission aux Commissaires de la CNM ;
- le suivi de la rédaction et de la validation des comptes rendus des sessions de la CNM ;
- l’élaboration et le suivi de la matrice de mise en œuvre des diligences issues des sessions de la CNM ;
- l’élaboration des projets de décision et de courrier à la signature du Président de la CNM ;
- le suivi de la transmission des courriers signés par le Président de la CNM aux destinataires ;
- le suivi de l’archivage de la documentation relative aux activités de la CNM.
La Sous-Direction des Évaluations et des Synthèses (SDES)
La SDES a pour mission principale de traiter les informations statistiques, de recueillir les états financiers et autres rapports périodiques et de coordonner la rédaction des rapports à l’attention de la BCEAO et de tous autres documents.
Elle regroupe trois (3) services :
• Le Service Statistiques
Ce service a en charge :
- la réception et la vérification des états financiers annuels et des principaux indicateurs périodiques (mensuels et trimestriels) des systèmes financiers décentralisés (SFD) du secteur de la microfinance ;
- l’actualisation de la base de données des SFD ;
- la production des données consolidées du secteur ;
- le traitement de toutes les requêtes d’informations sur le secteur.
- Le Service Évaluations et Cotations
Ce service se charge de : - l’élaboration d’une méthodologie d’évaluation des performances des SFD conformément aux instructions de la BCEAO ;
- calculer des scores de performance des SFD et leur classification ;
- la production de rapport de classification périodique.
- Le Service Synthèse et Publications
Il s’occupe de : - la collecte et la synthèse des informations relatives aux activités de la DSFD ;
- l’application des pénalités en cas de retard ou de non transmission dans les délais des rapports et informations à la tutelle ;
- la rédaction des rapports d’activités périodiques de la structure : rapport d’activités trimestriel, note trimestrielle sur la situation du secteur, rapport annuel de la surveillance du secteur, rapport annuel de la CNM ;
- la production de notes d’analyse et de synthèses sur le secteur de la microfinance ;
- l’élaboration et le suivi des plans d’actions et de formation de la DSFD.
Toutefois, il faut préciser qu’il existe six services directement rattachés à la direction, ce sont :
- le Service Secrétariat ;
- le Service Courrier ;
- le Service Archives ;
- le Service Qualité et Contrôle Interne ;
- le Service Ressource Humaines et Matériel ;
- le Service Suivi des Recommandations de la Commission Nationale pour la Microfinance (CNM).
